De werkkostenregeling in de praktijk

De werkkostenregeling, kortweg WKR, bepaalt hoe je als werkgever vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel fiscaal behandelt. Sommige dingen kun je onbeperkt onbelast geven, andere gaan ten koste van een vast budget, en weer andere zijn gewoon loon. Het verschil kennen scheelt geld en gedoe bij een controle.

Wat de werkkostenregeling regelt

Alles wat je een werknemer geeft naast het gewone loon is in principe ook loon, en dus belast. De WKR maakt daarop uitzonderingen. Grofweg zijn er vier categorieën: de vrije ruimte, de gerichte vrijstellingen, de nihilwaarderingen en de intermediaire kosten. De eerste kost budget, de andere drie niet. De kunst is om zo veel mogelijk in die laatste drie te laten vallen.

De vrije ruimte

De vrije ruimte is een budget dat je berekent als percentage van je totale fiscale loonsom. Er geldt een hoger percentage over de eerste 400.000 euro loonsom en een lager percentage over het bedrag daarboven. Ter illustratie: in 2024 was dat 1,92 procent over de eerste 400.000 euro en 1,18 procent over het meerdere, en voor 2025 werd het eerste percentage verhoogd naar 2,00 procent. De percentages worden elk jaar opnieuw vastgesteld, dus reken met het cijfer van het lopende jaar.

Binnen die vrije ruimte kun je vergoedingen en verstrekkingen onbelast geven die niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen. Denk aan een kerstpakket, een cadeau bij een jubileum, of een personeelsfeest op een externe locatie.

Wat er gebeurt als je eroverheen gaat

Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je over het meerdere 80 procent eindheffing. Die heffing is voor rekening van de werkgever, niet van de werknemer, en je draagt hem af via de loonaangifte. Tachtig procent klinkt fors, en dat is het ook, maar in bepaalde gevallen kan een verstrekking via de eindheffing alsnog voordeliger zijn dan hetzelfde bedrag bruteren als loon. Dat is precies het soort som dat je vooraf wilt maken, niet achteraf ontdekken.

Gerichte vrijstellingen: buiten de vrije ruimte om

Gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen die je onbelast mag geven zonder dat ze je vrije ruimte opeten, mits je binnen de voorwaarden en normbedragen blijft. Dit zijn de belangrijkste:

• Reiskosten tot de vastgestelde kilometervergoeding voor zakelijke ritten en woon-werkverkeer.
• Een thuiswerkvergoeding tot het vastgestelde bedrag per thuisgewerkte dag.
• Kosten van openbaar vervoer en zakelijke reizen.
• Opleidingen, cursussen en vakliteratuur die de werknemer nodig heeft.
• Maaltijden bij overwerk of dienstreizen.
• Gereedschap, computers, telefoons en soortgelijke apparatuur die noodzakelijk zijn voor het werk.

Voor een thuiswerkvergoeding en een reiskostenvergoeding voor dezelfde dag geldt dat je niet allebei onbelast kunt geven voor dezelfde reis. De normbedragen wijzigen jaarlijks, dus houd de actuele bedragen aan.

Nihilwaarderingen en intermediaire kosten

Naast de gerichte vrijstellingen zijn er verstrekkingen met een waarde van nul. Dat zijn vooral voorzieningen op de werkplek zelf: koffie en thee, werkkleding met een bedrijfslogo, arbovoorzieningen en gereedschap dat op de zaak blijft. Die kosten je geen vrije ruimte.

Intermediaire kosten zijn nog iets anders. Dat is geld dat de werknemer voorschiet voor de werkgever, bijvoorbeeld als hij met eigen geld kantoorartikelen of brandstof voor de auto van de zaak betaalt. Dat is geen loon en valt buiten de WKR. Je vergoedt het gewoon terug.

Aanwijzen en de gebruikelijkheidstoets

Een vergoeding valt niet vanzelf onder de vrije ruimte. Je moet die aanwijzen als eindheffingsloon en dat vastleggen in je administratie. In de praktijk regel je dat in de loonadministratie op het moment dat je de vergoeding geeft.

Daarbij geldt een gebruikelijkheidstoets. Wat je aanwijst moet gebruikelijk zijn, vergeleken met wat in soortgelijke situaties normaal is. De Belastingdienst hanteert een doelmatigheidsgrens: bedragen tot 2.400 euro per werknemer per jaar worden als gebruikelijk aangenomen. Wil je meer aanwijzen, dan moet je kunnen onderbouwen dat het gebruikelijk is. Deze toets let vooral op vergoedingen die alleen naar de eigenaar of de dga gaan.

Geldt de werkkostenregeling ook voor de dga en de zzp'er?

Een dga is in dienst bij de eigen bv en telt dus gewoon mee. Het loon van de dga hoort bij de loonsom en vergoedingen aan de dga vallen onder de WKR. De gebruikelijkheidstoets kijkt hier wel scherper mee, juist omdat de dga zowel de gever als de ontvanger is.

Een zzp'er zonder personeel heeft geen dienstbetrekking en dus geen loonsom. Voor jezelf is er geen WKR. Zodra je personeel in dienst neemt of jezelf via een bv salaris uitkeert, komt de regeling wel in beeld.

Praktisch: haal er meer uit

De regeling is geen doel op zich, maar een manier om je mensen iets te geven zonder onnodig belasting te betalen. Een paar nuchtere principes helpen.

• Benut eerst de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Die kosten geen vrije ruimte, dus houd je budget over voor zaken die er niet onder vallen.
• Houd gedurende het jaar bij hoeveel vrije ruimte je hebt gebruikt. Aan het eind van het jaar komen het kerstpakket en het personeelsfeest, en dan wil je niet voor verrassingen staan.
• Leg vergoedingen goed vast en wijs ze op tijd aan. Een vergoeding die je niet hebt aangewezen, kun je achteraf lastig alsnog in de vrije ruimte schuiven.
• Reken bij grotere posten vooraf door of eindheffing of bruteren voordeliger is.